Ein Onlineshop verarbeitet deutlich mehr Datenarten als eine einfache Informationsseite. Bestellung, Zahlung, Versand und oft ein Kundenkonto kommen zusammen. Diese Punkte solltest du gegenüber einem allgemeinen Muster zusätzlich beachten.
Bestellung und Kundenkonto trennen
Beschreibe getrennt, welche Daten für eine einmalige Bestellung anfallen und welche zusätzlich für ein dauerhaftes Kundenkonto gespeichert werden, etwa die Bestellhistorie. Das macht deutlich, dass ein Konto nicht zwingend notwendig ist.
Zahlungsdienstleister konkret benennen
Nenne den tatsächlich eingesetzten Zahlungsdienstleister beim Namen. Er verarbeitet Zahlungsdaten meist in eigener Verantwortung, dein Shop selbst speichert in der Regel keine vollständigen Kartendaten.
Versand nicht vergessen
Name und Adresse gehen an den Versanddienstleister. Erwähne, welcher Anbieter das ist, und dass die Daten ausschließlich für die Zustellung genutzt werden.
Produktbewertungen einplanen
Erlaubst du Bewertungen, wird meist der angegebene Name öffentlich angezeigt. Erkläre das, damit Kunden wissen, was mit ihrer Bewertung passiert. Ein vollständiges Beispiel mit allen diesen Abschnitten findest du im Onlineshop-Muster.
Prüfen, was tatsächlich zutrifft
Nicht jeder Shop nutzt Retouren-Tools, Gutschein-Plattformen oder externe Bewertungsdienste. Nimm nur die Abschnitte auf, die zu deinem konkreten Shop-Aufbau passen.
Praxisbeispiel: Gutschein-Plattform nachträglich ergänzt
Ein Onlineshop führte eine externe Gutschein-Plattform ein, über die Kunden Rabattcodes einlösen konnten. Die Plattform erhielt dabei die Bestellsumme und eine anonymisierte Kennung, aber keine Namen oder Adressen. Der Betreiber ergänzte die Datenschutzerklärung um einen eigenen kurzen Abschnitt zur Gutschein-Plattform, mit Anbieternamen und der Klarstellung, dass keine personenbezogenen Daten außer der technisch nötigen Kennung übertragen werden.
Retouren und Kundenservice-Anfragen
Neben Bestellung, Zahlung und Versand verarbeitet ein Onlineshop häufig zusätzliche Daten, sobald eine Bestellung zurückgeschickt oder eine Kundenservice-Anfrage gestellt wird. Ein Retourenportal erfasst dabei meist Bestellnummer, Grund der Rücksendung und Bankverbindung für die Rückerstattung, und gehört als eigener Dienstleister erwähnt, sofern ein externes Tool zum Einsatz kommt. Kundenservice-Anfragen per E-Mail, Chat oder Telefon fallen ebenfalls unter die Datenschutzerklärung, auch wenn sie außerhalb des eigentlichen Bestellprozesses stattfinden. Nutzt der Shop ein Ticket-System zur Bearbeitung solcher Anfragen, gehört auch dieses Tool mit Anbieternamen und Speicherdauer genannt, damit Kunden nachvollziehen können, wie lange ihre Anfrage samt zugehörigem Verlauf aufbewahrt wird.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich jeden einzelnen Zahlungsanbieter namentlich nennen?
Ja, ein Sammelbegriff wie “verschiedene Zahlungsanbieter” reicht nicht aus. Nenne jeden tatsächlich angebotenen Anbieter einzeln.
Gilt für Gastbestellungen dieselbe Erklärung wie für Kundenkonten?
Im Kern ja, ergänze aber den Hinweis, dass bei einer Gastbestellung keine dauerhafte Speicherung der Daten in einem Konto erfolgt, sondern nur für die Abwicklung der jeweiligen Bestellung.
Was, wenn mein Shop noch keine Bewertungsfunktion hat?
Dann lässt du den entsprechenden Abschnitt einfach weg. Ergänze ihn erst, wenn die Funktion tatsächlich aktiviert wird.
Gehört ein Wunschzettel oder Merkzettel-Feature auch in die Erklärung?
Ja, sobald ein Wunschzettel dauerhaft mit einem Kundenkonto verknüpft gespeichert wird, ist das eine eigene Verarbeitung und verdient einen kurzen eigenen Hinweis, getrennt vom reinen Warenkorb während einer Sitzung.
Muss ich Preisvergleichsportale erwähnen, die meinen Shop listen?
Nein, das betrifft in der Regel den Preisvergleichsdienst selbst und dessen eigene Datenschutzerklärung. Für deinen Shop relevant wird es erst, wenn du selbst aktiv Bestelldaten an ein solches Portal überträgst, etwa für eine Bewertungsanfrage nach dem Kauf.
Gehört ein Live-Chat für Kundenfragen auch in die Erklärung?
Ja, ein Live-Chat verarbeitet meist Name, E-Mail-Adresse und den Gesprächsverlauf, oft bei einem externen Anbieter. Nenne den Anbieter namentlich und prüfe, ob ein Hinweis auf Drittlandtransfer nötig ist.