Ein Muster kopieren ist schnell erledigt, richtig anpassen dauert etwas länger, lohnt sich aber. Eine unveränderte Kopie beschreibt, was eine andere Webseite tut, nicht zwangsläufig deine eigene. Mit einer klaren Reihenfolge kommst du in einer halben Stunde zu einer Fassung, die tatsächlich passt.
Schritt 1: Passendes Muster wählen
Beginne mit dem Muster passend zu deinem Webseitentyp. Ein Onlineshop-Muster enthält Abschnitte zu Bestellung und Versand, die ein Blog nicht braucht, und umgekehrt fehlen im Onlineshop-Muster typische Blog-Themen wie Kommentare.
Schritt 2: Verantwortlichen und Kontaktdaten eintragen
Ersetze im ersten Abschnitt die Platzhalter durch deinen echten Namen oder Firmennamen, deine Adresse und eine funktionierende Kontakt-E-Mail-Adresse. Dieser Schritt wird häufig vergessen, ist aber die Grundlage jeder rechtssicheren Erklärung.
Schritt 3: Nicht zutreffende Abschnitte streichen
Hast du keine Kommentarfunktion, streiche den entsprechenden Abschnitt. Bietest du keinen Versand an, entferne diesen Teil ebenfalls. Ein Muster mit Abschnitten, die für dich gar nicht gelten, wirkt unprofessionell und kann sogar irreführend sein.
Schritt 4: Eigene Dienste konkret benennen
Nenne die tatsächlichen Werkzeuge, die du nutzt: deinen Hosting-Anbieter, deinen Versanddienstleister, dein E-Mail-Marketing-Tool. Ein Satz wie “wir nutzen einen externen Dienstleister” ohne Namen ist zu vage, um den Transparenzpflichten der DSGVO wirklich zu genügen.
Schritt 5: Veröffentlichen und aktuell halten
Verlinke die fertige Seite in deiner Fußzeile, meist unter /datenschutz/. Ändert sich später etwas an deiner Datenverarbeitung, etwa ein neues Analyse-Tool, passe die Erklärung entsprechend an.