Eine Freelancer- oder Beraterseite verarbeitet meist überschaubar wenig Daten, trotzdem ist eine Datenschutzerklärung Pflicht, sobald ein Kontaktformular oder eine Terminanfrage existiert. Diese drei Bereiche machen den größten Unterschied.
Kontaktformular korrekt beschreiben
Nenne, welche Felder das Formular abfragt, wofür die Daten genutzt werden und wie lange sie aufbewahrt bleiben. Ein einfacher Satz wie “Wir nutzen deine Daten nur zur Bearbeitung deiner Anfrage” reicht als Kern, ergänzt um die Rechtsgrundlage.
Angebote und Rechnungen einordnen
Sobald aus einer Anfrage ein Angebot oder ein Auftrag wird, greift die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von mehreren Jahren. Erkläre kurz, dass diese Daten deshalb länger aufbewahrt werden als eine reine Anfrage.
Referenzen mit Zustimmung
Zeigst du Kundennamen oder Projekte als Referenz, hole vorher eine ausdrückliche Zustimmung ein. Ohne Zustimmung beschreibst du Projekte besser anonymisiert.
Terminbuchungstools nicht vergessen
Nutzt du ein externes Buchungstool für Termine, gehört dieses als eigener Dienstleister in die Erklärung, inklusive der Frage, ob dabei ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Praxisbeispiel: Vom Kontaktformular zum Angebot
Eine Grafikdesignerin erhält über ihr Kontaktformular eine Anfrage, schickt ein Angebot, und die Anfrage wird zu einem Auftrag. Für die reine Anfrage nennt sie in der Erklärung eine Speicherdauer von sechs Monaten, sobald daraus ein Auftrag mit Rechnung wird, greift automatisch die zehnjährige handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für die zugehörigen Unterlagen. Beide Fristen stehen getrennt in der Erklärung, damit Besucher nachvollziehen können, wann welche Frist gilt.
Rechnungsstellung und Buchhaltungssoftware
Sobald ein Auftrag zustande kommt, nutzen die meisten Freelancer eine externe Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, um Angebote und Rechnungen zu erstellen. Diese Software verarbeitet Name, Adresse und teils Bankverbindung des Kunden und gehört als eigener Dienstleister mit Namen in die Datenschutzerklärung, inklusive der Frage, ob dabei ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Wird die Software cloudbasiert genutzt, prüfe zusätzlich, ob der Anbieter Server innerhalb der EU betreibt oder ob ein Hinweis auf einen Drittlandtransfer nötig ist. Referenzen und Portfolio-Beispiele mit Kundenbezug verdienen dieselbe Sorgfalt: Zeigt die Webseite Vorher-Nachher-Bilder eines Projekts, gehört auch das nur mit ausdrücklicher Zustimmung des jeweiligen Kunden veröffentlicht, nicht als automatische Nebenfolge eines abgeschlossenen Auftrags.
Ein vollständiges, kopierbares Beispiel mit all diesen Abschnitten findest du im Freelancer-Muster.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich als Einzelperson wirklich eine Datenschutzerklärung?
Ja, sobald ein Kontaktformular, eine Terminbuchung oder ein Newsletter existiert, ist die Rechtsform oder Größe des Angebots unerheblich.
Muss ich meine Privatadresse in der Erklärung nennen?
Als Verantwortlicher musst du erreichbar sein, eine ladungsfähige Anschrift gehört üblicherweise ins Impressum. In der Datenschutzerklärung selbst reicht meist ein Verweis oder eine funktionierende Kontakt-E-Mail-Adresse.
Was, wenn ich ein Buchungstool nur gelegentlich nutze?
Auch eine gelegentliche Nutzung zählt als Verarbeitung und gehört in die Erklärung, unabhängig davon, wie oft das Tool tatsächlich zum Einsatz kommt.
Reicht eine gemeinsame Erklärung für mehrere angebotene Leistungen?
Ja, solange klar wird, welche Verarbeitung zu welcher Leistung gehört. Bietest du sowohl Beratung als auch Workshops an, kann eine Erklärung beide Bereiche abdecken, wenn die jeweiligen Datenarten und Fristen sauber getrennt beschrieben werden.
Was gehört in die Erklärung, wenn ich mit Subunternehmern zusammenarbeite?
Gibst du Teile eines Auftrags an einen anderen Freelancer weiter, prüfe, ob dabei personenbezogene Kundendaten übermittelt werden. Ist das der Fall, gehört der Subunternehmer als eigener Empfänger in die Erklärung, ähnlich wie ein sonstiger Dienstleister.